Fungsi Surat Pengiriman Barang

Surat pemberitahuan pengiriman barang merupakan salah satu surat perniagaan yang dibuat oleh penjual untuk pembeli atau konsumen. Jenis surat ini dibuat untuk membalas pesanan dalam bentuk surat formal ataupun semi formal yang telah dikirimkan oleh pembeli.

Cara kerja dari surat pemberitahuan pengiriman barang ini adalah dengan mencantumkan pernyataan yang menyatakan bahwa surat pesanan telah diterima oleh penjual. Dan barang yang di pesan pembeli atau konsumen akan dikirimkan pada waktu tertentu yang telah ditentukan.

Dengan adanya surat pemberitahuan pengiriman barang dapat menginformasikan kepada pembeli mengenai kapan barang pesanan pembeli akan diserahkan kepada jasa pengangkut barang. Sehingga pembeli tidak perlu khawatir barang pesanannya tidak sampai di tangan.

Secara umum surat pengiriman barang memiliki beberapa fungsi yang sedikit berbeda dengan jenis surat perniagaan lainnya. Beberapa fungsi dari surat pemberitahuan pengiriman barang diantaranya sebagai berikut :

1. Surat pemberitahuan pengiriman barang dapat memberitahukan kepada konsumen atau pembeli bahwa barang yang dipesan tersedia atau tidak tersedia.
2. Surat pemberitahuan pengiriman barang dapat meyakinkan konsumen bahwa barang pesanannya telah disiapkan dan dilayani dengan baik oleh penyedia jasa pengiriman barang.
3. Surat pemberitahuan pengiriman barang berguna sebagai acuan untuk mengecek kebenaran baranag yang telah dipesan oleh pelanggan.
4. Surat pemberitahuan pengiriman barang dapat digunakan sebagai alat atau media untuk menagih pembayaran kepada pembeli.

Sangat berguna bukan surat pemberitahuan pengiriman barang ini? Nah, untuk itu bagi Anda yang belum pernah menggunakan surat pengiriman barang dalam kegiatan perniagaan, Anda bisa mulai belajar untuk menggunakannya dengan tujuan kegiatan perniagaan Anda semakin lancar.

Bagi Anda yang belum mengetahui isi dari surat pemberitahuan pengiriman barang, artikel ini akan menjelaskan beberapa bagian yang penting dan perlu Anda perhatikan pencantumannya. Beberapa bagian tersebut diantaranya sebagai berikut:

1. Kop Surat. Penggunaan kop surat dalam surat pemberitahuan pengiriman barang sangat penting karena kop surat berfungsi untuk menunjukkan identitas perusahaan Anda.
2. Nomor Surat. Adanya nomor surat dalam surat pemberitahuan pengiriman barang dapat menunjukkan bahwa surat tersebut asli dan benar-benar dikeluarkan oleh perusahaan Anda.
3. Nama dan Alamat penerima. Pencantuman nama dan alamat penerima sangat penting untuk Anda perhatikan, karena dengan pencantuman nama dan alamat penerima yang benar maka dapat mengurangi resiko kekeliruan penerima surat.
4. Penggunaan perihal sangat penting untuk diperhatikan karena perihal digunakan untuk menunjukkan hal-hal yang dibahas dalam surat.
5. Rincian Pesanan dari Konsumen. Pencantuman rincian pesanan dari konsumen berguna untuk mengecek dan memastikan barang pesanan konsumen benar-benar sesuai.
6. Waktu Pengiriman Barang. Pencantuman waktu pengiriman barang berguna untuk memberi kepastian kepada konsumen kapan barang yang dipesan akan dikirim dan tiba di tempat konsumen.

Nah, dari berbagai pengertian dan pembahsan mengenai surat pemberitahuan pengiriman barang diatas dapat diketahui bahwa surat ini memiliki fungsi yang sangat penting dalam dunia perniagaan atau perdagangan.

Apalagi jika barang yang diperjualbelikan merupakan jenis barang yang memiliki harga mahal ataupun barang yang diperjualbelikan memiliki kuantitas yang besar.

Surat pemberitahuan pengiriman barang ini biasanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar untuk berkomunikasi dengan kolega-nya. Seperti perusahaan supplier, agen, dan sebagainya.

Itulah penjelasan singkat mengenai surat pengiriman barang yang memiliki peran penting dalam dunia perniagaan. Semoga artikel ini bisa menjadi rekomendasi dan acuan yang tepat untuk Anda dalam menggunakan dan membuat surat pemberitahuan pengiriman barang.